Twee mensen, één project, en steeds meer wrijving

Over samenwerken onder druk, ruimte innemen en wat er gebeurt wanneer twee goede professionals elkaar steeds minder goed verstaan

Ze waren samen verantwoordelijk voor een groot internationaal project waarin gemeenten, provincies, ministeries en verschillende projectgroepen iets met elkaar voor elkaar moesten krijgen. Ze waren gewend aan ingewikkelde overleggen, tegengestelde belangen, deadlines en mensen die ergens nog ‘even op terug wilden komen’ terwijl het besluit eigenlijk gisteren genomen had moeten worden. Allebei begin veertig, ervaren, intelligent en goed in hun werk. En uitgerekend met elkaar begonnen de kleinste dingen steeds ingewikkelder te worden.

Hij was snel. Hij dacht terwijl hij praatte, legde gemakkelijk contact en voelde zich thuis in een overleg waarin veel tegelijk gebeurde. Als een gesprek dreigde vast te lopen, bracht hij er beweging in. Hij maakte een grap, vatte samen, deed een voorstel en voor iedereen het goed en wel doorhad, lag er weer iets op tafel waarover besloten kon worden. Zij werkte rustiger. Ze luisterde langer, hoorde ook wat er níét werd gezegd en wilde een gedachte soms eerst afmaken voordat die de wereld in ging. Vaak kwam ze met een observatie waardoor een gesprek ineens preciezer werd.

Dat had lange tijd uitstekend gewerkt. Tot hij tijdens een overleg alvast verwoordde wat zij volgens hem bedoelde. Of verderging terwijl zij nog iets wilde toevoegen. Of enthousiast aan de haal ging met een idee dat vijf minuten eerder van haar was gekomen. Waarschijnlijk zonder daar veel bij te denken. Zij dacht er inmiddels des te meer bij.

Zij kon op zo’n moment stil worden. Niet demonstratief. Ze zat er nog, luisterde, schreef iets op en het overleg ging verder. Pas later kwam ze terug op wat er gebeurd was. Tegen die tijd had ze er meestal al een tijdje over nagedacht en wist ze vrij precies wat haar had gestoord. Hij hoorde dan een probleem over een moment dat voor hem allang voorbij was en reageerde met de praktische verbazing van iemand die dacht dat de vergadering eigenlijk best goed was gegaan.

Andersom kon zij een kwestie langer openhouden terwijl hij allang vond dat er genoeg informatie lag om een besluit te nemen. Waar zij nog een vraag stelde, zag hij soms een extra ronde ontstaan. Waar hij tempo maakte, voelde zij haar ruimte kleiner worden. Ze hadden allebei argumenten voor hun manier van werken en die argumenten waren doorgaans ook nog behoorlijk goed. Dat hielp niet per se.

In onze eerste gesprekken spraken ze zoals mensen spreken die professioneel gewend zijn problemen op te lossen. Over rollen, verantwoordelijkheden, communicatie en verwachtingen. Ze konden heel redelijk uitleggen wat er beter moest. Tot ze het met elkaar gingen hebben over een concreet overleg waarin het mis was gegaan. Wie zei wat? Wanneer veranderde de sfeer? Waar keek je toen naar? Wat deed jij vervolgens? Binnen een paar minuten gebeurde in mijn kamer een kleinere versie van wat ze beschreven.

Hij reageerde snel, vulde aan en nam ongemerkt het tempo van het gesprek over. Zij wachtte, probeerde ertussen te komen en trok zich vervolgens een fractie terug. Wanneer ik hem vroeg zijn zin even niet af te maken, bleek er ineens ruimte voor iets wat zij nog niet had gezegd. En wanneer ik haar vroeg waarom ze stopte met praten terwijl ze duidelijk nog iets wilde zeggen, glimlachte ze soms alsof het antwoord zo vanzelfsprekend was dat het nauwelijks uitleg behoefde.

Ook bij hem zat meer achter die vaart dan collega’s waarschijnlijk zagen. Stilstand verdroeg hij slecht, zeker wanneer een gesprek gespannen werd. Dan ging hij harder werken: praten, verbinden, oplossen, de zaak weer vooruit krijgen. Op een gegeven moment vertelde hij ook over de onrust en somberheid die hij buiten beeld hield op zijn werk. De man die in een vergadering voor beweging zorgde, bleek zelf lang niet altijd zoveel beweging te voelen.

Zij had een ander talent ontwikkeld. Ze registreerde veel. Een blik, een onderbreking, iets wat werd overgenomen, een besluit waarin haar bijdrage nauwelijks meer terug te horen was. Alleen vertelde ze dat lang niet altijd op het moment zelf. Ze kon drie keer denken dat iets niet de moeite waard was om iets van te zeggen en bij de vierde keer ontdekken dat de eerste drie kennelijk toch ergens waren blijven liggen. Tegen de tijd dat ze het uitsprak, hoorde hij vooral de scherpte van nummer vier.

Er speelde ook iets waarover ze aanvankelijk minder gemakkelijk praatten: zichtbaarheid. Wie werd gezien? Wie had invloed? Wie kreeg ruimte in een overleg? Van wie werd een idee uiteindelijk? Twee mensen kunnen oprecht hetzelfde project willen laten slagen en ondertussen verrassend gevoelig blijken voor wie na afloop het compliment krijgt. Daar hoef je geen slechte collega voor te zijn. Je hoeft alleen maar mens te zijn en lang genoeg hard aan iets te hebben gewerkt.

In latere gesprekken hoefde ik soms alleen nog maar te vragen wat er zojuist tussen hen gebeurde. Hij kon midden in een antwoord merken dat hij alweer voor hen beiden aan het praten was. Zij kon merken dat ze op het punt stond haar zin in te slikken en hem deze keer toch afmaken. Soms moesten ze daar zelf om lachen. Twee mensen die dagelijks met complexe bestuurlijke verhoudingen werkten en voor wie “wacht even, ik was nog niet klaar” ineens een behoorlijk bruikbare interventie bleek.

Hun verschillen verdwenen niet. Hij bleef sneller, zij bleef bedachtzamer. In een overleg kon hij nog steeds vooruit willen terwijl zij vond dat er iets over het hoofd werd gezien. Alleen hoefde dat verschil niet iedere keer meer te bepalen wie er ruimte kreeg en wie die ruimte moest bevechten. Soms vroeg hij voordat hij verderging wat zij ervan dacht. Soms zei zij eerder dat iets haar niet lekker zat, voordat ze er onderweg naar huis nog een halve vergadering met hem over voerde waar hij zelf niet bij was.

Het project bleef groot en ingewikkeld. Er bleven deadlines, belangen, vergaderingen en mensen die nog ergens op terug wilden komen. En ergens tussen al die professionele complexiteit bleken twee woorden soms verrassend veel werk te kunnen doen:

Wacht even.